Selasa, 03 April 2012

MAKALAH KOORDINASI

BAB I
PENDAHULUAN
1.1    Latar belakang
Didalam organisasi dibutuhkan koordinasi. Koordinasi sendiri di definisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan organisasi dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinisasi yang efektif dalam organisasi diperlukan karena tanpa adanya koordinasi maka setiap anggota dalam organisasi tidak memiliki pegangan mana yang harus diikiti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.
Sebelumnya kita harus mengerti arti kata organisasi. Di mana kata “organisasi“ mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintahan, atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien.
Di dalam sebuah organisasi diperlukan adanya sebuah koordinasi antara manajer dan bawahannya untuk kelangsungan organisasi itu sendiri.
1.2    Perumusan masalah
Berdasarkan uraian di atas dapat di rumuska beberapa permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaiaman kebutuhan akan koordinasi dalam organisasi ?
2. Bagaimana masalah-masalah yang akan timbul dalam pencapaian koordinasi yang efektif?
3. Bagaimana pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif ?
4. Bagaimana cara meningkatkan koordinasi potensial ?
5. Apa saja yang penyebab pengurangan kebutuhan akan koordinasi ?
1.3 Tujuan
Dalam penyusunan makalah ini tujuan yang akan dicapai adalah sebagai berikut.
1. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui apa saja kebutuhan dalam koordinasi.
2. Mahasiswa mengetahui masalah-masalah yang timbul dalam pencapaian koordinasi yang efektif.
3. Mahasiswa dapat mengetahui pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi efektif.
4. Mahasiswa mengetahui cara-cara apa saja yang dapat meningkatkan koordinasi potensial.
5. Mahasiswa dapat mengetahui penyebab pengurangan kebutuhan akan koordinasi.


BAB II
DASAR TEORI
2.1 Kebutuhan akan Koordinasi
Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan )dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahanyang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.
Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atauperusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usahauntuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalampelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yangdapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentangmanajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakinbesar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahansecara efektif.
Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antarasatuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:
[if !supportLists]1.[endif]Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)
Bilasatuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalammelaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiapsatuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
[if !supportLists]2.[endif]Saling ketergantungan yangberurutan (sequential interdependece)
Dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelumsatuan yang lain dapat bekerja.
[if !supportLists]3.[endif]Saling ketergantungan timbalbalik (reciprocal interdependence)
2.2 Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi yang Efektif
Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:
  1. 1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
  2. 2. Perbedaan dalam oriantasi waktu
  3. 3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
  4. 4. Perbedaan dalam formalitas struktur.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
2.3 Pendekatan – pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:
2.3.1 Mekanisme teknik manajemen dasar
Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
 Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
 Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
 Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
2.3.2 Meningakatkan koordinasi potensial
Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
a. Sistem informasi vertikal.
Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
b. Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
    Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
    Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
    Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
    Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
    Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
    Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
2.3.3 Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
1.    Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.
Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
2.    Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.
Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).












BAB III
PENUTUP
Koordinasi sangatlah dibutuhkan dalam setiap organisasai ataupun kelompok apapun, demi tercapainya segala tujuan yang hendak dicapai. Komunikasi merupakan suatu kunci utama dalam tercapainya suatu koordinasi yang efektif. Pada dasarnya koordinasi merupakan suatu pemrosesan informasi. Di sini peranan menejer sangat dibutuhkan dalam melaksanakan tugasnya dalam bidang pengontrolan, pengawasan dan evaluasi. Kedekatan hubungan dan kelancaran informasi antara menejer dengan bawahan pun juga sangat perlu diperhatikan agar dalam pelakasanaan tugas tidak terdapat kesalahan informasi (miss comunications) ataupun tekanan dalam bekerja.
Sehingga dengan koordinasi yang baik dapat mempermudah suatu organisasi menjadi lebih maju karena tercapainya tujuan dari organisasi tersebut.





















Daftar Pustaka
http://tikknara.blogspot.com/2010/01/koordinasi-yang-efek-efektif.html
www.elearning-rri.net/materipimiv/kordihubker.ppt
www.djlpe.esdm.go.id/modules/_website/images/.../11472046492.pd...
http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/copywriting/2073204-kebutuhan-akan-koordinasi/
http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/materi-6-koordinasi/

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar